Wat te doen bij weeralarmen ?

De organisatie van de Avondvierdaagse heeft een protocol opgesteld, dat gehanteerd wordt op de dagen, dat de Avondvierdaagse in Epe gehouden wordt. Door inschrijving aan de Avondvierdaagse Epe, bent u als deelnemer verplicht gehoor te geven aan dit protocol. Dit geldt zowel voor verenigingen, groepen, basisscholen als individuele deelnemers op de 5 en 10 km

Hoe te handelen

Groepen, verenigingen, basisscholen zijn verplicht bij de inschrijving een contactpersoon door te geven die op dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag in de week van de Avondvierdaagse beschikbaar is tussen 14.00 uur en 15.00 uur via telefoon en mail.

Code geel

Wordt er door de media (radio-krant-tv) code geel afgegeven dan zullen wij als organisatie alert zijn of er lokaal kans bestaat op extreem weer (onweer, wind of hevige regenval). Er kan besloten worden de 10 km af te gelasten en alle deelnemers de 5 km laten te lopen.
Groepen, verenigingen, basisscholen zullen hiervan tussen 16.00 en 17.00 uur op de hoogte gesteld worden via mail. Zij kunnen dan vroegtijdig regelen dat de rustplaats voor de 10 km vervalt. Individuele deelnemers kunnen dit lezen op de website van de vereniging vanaf 16.00 uur en zal via de geluidsinstallatie omgeroepen worden vanaf 18.00 uur bij de startplaats.

Code oranje of rood

Wordt via de media gewaarschuwd voor code oranje of rood dan worden alle contactpersonen van groepen, verenigingen, basisscholen tussen 14.00 – 15.00 uur gebeld door de organisatie. De organisatie zal aan de contactpersoon om een advies vragen, wat volgens u de beste keuze is, gewoon door laten gaan, de langste afstand (10 km) laten vervallen of de gehele avond af te gelasten.
Met al deze adviezen neemt de organisatie een besluit tussen 15.00 en 16.00 uur en maakt deze kenbaar om 16.00 uur via de mail aan alle deelnemende groepen, verenigingen, stichtingen en basisscholen. Zij hebben dan nog voldoende tijd om hun deelnemers op de hoogte te stellen.
Mocht een groep, vereniging, stichting of basisschool het niet eens zijn met het besluit van de organisatie (bijvoorbeeld als er niet gekozen wordt voor gehele afgelasting van de avond) dan mogen zij zelf besluiten deze avond niet deel te nemen zonder dat dit gevolgen heeft voor medailles etc.
Individuele deelnemers dienen de website van de vereniging na 16.00 uur in de gaten te houden van het besluit van de organisatie. Heeft u die mogelijkheid niet, dan kunt u na 16.00 bellen met de organisatie (0578) 613765.
Als besloten wordt een avond niet door te laten gaan, dan is een deel van de organisatie vanaf 18.00 uur tot 19.00 uur aanwezig bij de startaccommodatie om deelnemers die het nieuws gemist hebben als nog te informeren.
Een besluit van een algehele afgelasting van één van de avonden om 16.00 uur wordt niet teruggedraaid, als op een later tijdstip code oranje of rood wordt ingetrokken.